Uma empresa gera inúmeros dados novos todos os dias. São arquivos que vão desde o horário de trabalho dos funcionários até novas parcerias comerciais. E para que uma boa gestão possa ser feita é preciso organizar essas informações, de forma que elas fiquem arquivadas corretamente e possam ser facilmente acessadas. Para essa finalidade, a instituição precisa ter um banco de dados.
Nele, tudo o que for importante e necessário poderá ser encontrado com mais agilidade. Isso ajuda não apenas no dia a dia, para evitar possíveis erros ou esquecimentos, mas também na tomada de decisões. Afinal, a pessoa responsável poderá ter uma visão real do que está acontecendo na empresa e, dessa forma, terá como fazer as escolhas baseada em fatos, não em “achismos”.
Mas essas são apenas algumas das vantagens de ter um banco de dados bem organizado e atualizado em um negócio. Saiba mais sobre ele e veja quais as vantagens de tê-lo em uma empresa!
Banco de dados: o que é?
É chamado de banco de dados o armazenamento de informações, em um único local, de maneira organizada e segura. Antigamente, as empresas realizavam esse serviço manualmente, arquivando documentos impressos e fazendo as anotações importantes em livros de controle.
Já hoje em dia, tudo isso pode ser facilmente colocado em um sistema de gerenciamento de banco de dados adotado pela empresa. Nesse caso, os dados são lançados e ficam agrupados de forma que a consulta fique posteriormente mais fácil e padronizada.
Atualmente, há vários sistemas de gerenciamento que podem ser escolhidos pela instituição. Isso facilita a rotina diária e agiliza o arquivamento de informações.
E pra que serve?
Será que é possível programar a construção de um anexo no final deste ano? Quanto teremos que investir no próximo semestre? Para que a empresa saiba responder a essas perguntas, ela precisa conhecer o que está acontecendo hoje e ser capaz de fazer projeções futuras.
Isso é realizado com base no histórico de transações do fluxo de caixa. E, para conhecer esse histórico é preciso ter acesso às informações que precisam estar agrupadas, assim como acontece no banco de dados.
Dessa forma, é possível concluir que o banco de dados serve para arquivar as informações importantes, que talvez precisem ser consultadas futuramente. Ele consegue manter tudo agrupado de maneira organizada e que possa ser facilmente acessado, de uma forma que tudo o que for guardado fique seguro.
No dia a dia de uma empresa isso facilita muito a rotina. Sem contar que o gerenciamento de um grande volume de informações pode se tornar um problema, se não for bem realizado.
Para ficar mais fácil perceber isso, basta recordar como tudo era compilado antigamente. As empresas precisavam ter salas para colocar um grande volume de arquivos em caixas. Cada vez que precisavam avaliar uma informação antiga, era preciso um tempo para achar a documentação específica.
Com a chegada dos computadores, tudo isso pôde ser transformado em um banco de dados, que é prático e eficiente. As prateleiras e suas pilhas de papel foram transformadas em planilhas virtuais.
Quais as vantagens de um banco de dados para sua empresa?
As informações são grandes tesouros das empresas. Sendo assim, quando bem armazenadas e agrupadas, como acontece no banco de dados, podem oferecer diversos benefícios. Conheça os principais.
Comunicação mais efetiva entre setores
Muitas vezes, o setor financeiro precisa de um documento do setor de compras, por exemplo. Quando tudo é feito manualmente, um profissional precisa parar o serviço e solicitar uma cópia do papel no outro setor.
Já com o banco de dados isso não acontece. Como um sistema integrado, quem tem acesso a eles pode procurar o que precisa, rapidamente, e acessar o que está procurando. Isso facilita muito a comunicação entre os setores da empresa e agiliza os processos.
Aumento da produtividade
Um banco de dados eficiente facilitará o acesso às informações. Isso possibilitará que os setores tenham fácil acesso a tudo o que precisam, para que possam trabalhar. Com menos perda de tempo em procurar ou esperar por documentos, a tendência é de que a produtividade aumente.
Facilidade em acompanhar os processos
As informações compiladas em um banco de dados ficam mais visíveis e transparentes. Com isso, os processos podem ser coordenados pelo gestor e acompanhados por todos. Assim, qualquer problema ou atraso será facilmente identificado e poderá ser corrigido, antes que a empresa tenha prejuízos ou sofra multas, por exemplo.
Aumento da segurança
Quantas vezes já não aconteceu de você perder um papel que deixou na mesa? Ou até uma documentação mais importante? Há casos nos quais a pessoa esquece em um lugar qualquer ou até guarda em uma gaveta errada, não é? Esse tipo de engano também pode ocorrer em uma empresa.
O problema é que se um documento só existir em papel e for perdido, há chances enormes de ter problemas e retrabalho, futuramente. Já no caso da empresa que possui um bom banco de dados, esse tipo de incidente não acontece. Afinal, tudo estará arquivado em segurança e o acesso às informações será restrito aos autorizados.
Ajuda na melhor tomada de decisão
Em um mercado competitivo e agitado, se destaca a empresa que toma as melhores decisões de forma mais rápida. Para isso, é importante que o gestor compreenda o que está acontecendo e tenha uma ampla visão sobre todas as informações.
Com o banco de dados, ele pode ter cada detalhe que precisar através de um fácil acesso. Dessa forma, terá como consultar sempre que precisar e fazer as melhores escolhas. Além disso, também terá mais facilidade para encontrar problemas que precisem ser ajustados e que colaborem para o crescimento da instituição.
Principais tipos de bancos de dados
Os bancos de dados podem ser divididos em dois tipos: relacionais e não relacionais. Os relacionais agrupam as informações em conjunto. Para isso, lançam os dados em tabelas, que serão responsáveis por deixar as informações registradas.
No dia a dia, os bancos de dados relacionais são muito práticos e fáceis de serem compreendidos e manuseados. No geral, a linguagem usada para esse formato é de SQL, Structured Query Language. São indicados para gerenciamentos financeiros de empresas, CRMs e ERPs.
Já os bancos de dados não relacionais são adotados apenas quando os relacionamentos não conseguem atender à demanda da instituição. Nesse caso, eles permitem o uso de tabelas, imagens, mapas, entre outros formatos, que consigam agrupar as informações necessárias de maneira organizada. Para isso, as linguagens usadas são:
- SQL: é um banco de modelagem relacional, baseado no armazenamento de dados em tabelas.
- Not Only SQL: significa um banco de dados de tipos não relacionais, com um alto nível de desempenho. Foi desenvolvido para suprir as necessidades do SQL.
Como fazer uma boa gestão de banco de dados
O banco de dados precisa ser completo, seguro, eficiente e fácil de ser acessado. Por isso, é preciso cumprir alguns passos para fazer uma gestão de banco de dados eficiente. Dentre eles, por exemplo:
- Avalie a infraestrutura do sistema usado;
- Veja se todas as necessidades da empresa estão sendo atendidas com o sistema que, atualmente, está sendo utilizado;
- Avalie a metodologia de organização;
- Desenvolva uma metodologia que se encaixe nas necessidades da instituição e que permita que as informações sejam encontradas de acordo com as demandas do negócio;
- Avalie se o banco de dados dados é seguro, simples e prático, pois isso vai facilitar a rotina de todos;
- Automatize a gestão do banco de dados, para que a gestão e o acompanhamento fiquem mais simples;
- Mantenha um backup automático para evitar qualquer perda;
- Possibilite que o sistema faça um cruzamento de dados inteligente;
- Monitore o sistema de gestão de dados;
- Informe qualquer erro ou problema à equipe responsável, para que ela faça ajustes o quanto antes;
- Confira se os dados estão sendo agrupados corretamente;
- Veja se a equipe está lançando as informações no sistema e, caso não esteja, descubra o motivo, pois pode ser dificuldade de uso ou erro no próprio software;
- Tenha a certeza de que o banco de dados está seguro e só os autorizados têm acesso a eles;
- Treine a equipe para usá-lo de forma eficiente;
- Esclareça a importância do lançamento de dados e de que todos tenham cuidado com as respectivas senhas de acesso;
- Se necessário, faça ajustes para que o banco de dados possa suprir toda a demanda da empresa de forma eficiente.
Compreender a relevância de um banco de dados para a empresa é essencial para um melhor desenvolvimento de ações para proteger esses arquivos.
É preciso contar com boas estratégias de suporte e gestão para cuidar e gerenciar um banco de dados efetivamente. Existem empresas que fornecem serviços de gestão e administração de bancos de dados através de serviços de outsourcing de TI, como a Think It.
Conheça a Think IT
A Think IT tem mais de 15 anos de experiência no mercado e é uma empresa especializada em oferecer as soluções de TI que o seu negócio precisa. Para isso, ela conta com uma equipe de profissionais capacitados, que estão aptos a oferecer serviços como, por exemplo:
É possível encontrar um escritório da Think IT na cidade de São Paulo, em Porto Alegre e no Rio de Janeiro. Caso não possa ir até um deles, a empresa está pronta para atender você remotamente e sanar as suas dúvidas.
Conte com a Think IT para ter um banco de dados adequado para o seu negócio ou até para fazer possíveis ajustes que você precisar.
Conclusão
Com o desenvolvimento tecnológico, a quantidade de informações geradas e que chegam até uma empresa aumentaram. Por isso, recorrer aos antigos arquivos, com tudo em papel, já não é mais possível. Há a necessidade de ter um banco de dados eficiente e estruturado, para que nada seja perdido.
Dessa forma, as informações poderão ser usadas quando quiser, de forma simples e prática. Sem contar que tudo ficará mais seguro!
Por falar em segurança, descubra quais os primeiros passos para proteger os dados da sua empresa!